Dokumente ablegen, ohne Dateien umzubenennen
Viele Dokumentenablagen hängen an Dateinamen. Rechnungen, Verträge und Belege erhalten lange Namen, damit sie später wieder auffindbar sind. Das kostet Zeit und funktioniert nur, wenn alle dieselben Regeln kennen und konsequent anwenden.
SimpleDMS verlagert diese Ordnung in Metadaten. Dokumenttyp, Datum, Felder und Tags beschreiben den Inhalt.
Beim Ablegen hilft SimpleDMS mit Vorschlägen, damit du neue Dokumente schnell mit passenden Metadaten ergänzt. Der ursprüngliche Dateiname kann bleiben, wie er ist.
Problem im Alltag
Sprechende Dateinamen wirken einfach, werden aber schnell zur Fehlerquelle. Ein fehlendes Datum, eine andere Schreibweise oder eine vergessene Kundennummer reichen aus, damit Dokumente später schwer auffindbar sind.
In Teams fällt das besonders auf, weil jede Person eigene Namensmuster entwickelt. Mit der Zeit entsteht eine Ablage, die zwar gefüllt ist, aber nicht verlässlich durchsucht werden kann.
Ablauf in SimpleDMS
1. Datei unverändert hochladen
Nach dem Hochladen der Datei in SimpleDMS musst du den Dateinamen nicht bereinigen, ergänzen oder an ein Namensschema anpassen.
2. Dokumenttyp auswählen
SimpleDMS erkennt, dass es sich beim Dokument um eine Eingangsrechnung handelt und macht einen entsprechenden Vorschlag. Du bestätigst den Vorschlag oder wählst einen anderen Dokumenttyp aus.
3. Metadaten-Vorschläge überprüfen und bestätigen
Dokumenttypen sind konfigurierbar und dadurch weiss SimpleDMS, welche weiteren Metadaten für das Dokument relevant sind.
Auf dem Screenshot sieht man, dass SimpleDMS den Lieferanten «DataCloud SE» erkannt hat und einen entsprechenden Vorschlag macht.
Die Rechnungsnummer kann direkt aus der Vorschau des Dokuments kopiert werden und ein Rechnungsdatum wird von SimpleDMS vorgeschlagen und kann mit einem Klick bestätigt werden.
4. Dokument als erledigt markieren
Wurden alle Metadaten erfasst, kann das Dokument als erledigt markiert werden.
5. Abgeleitete Bezeichnung in der Dateiübersicht
Wechselt man nun in die Dateiübersicht, sieht man die abgeleitete interne Bezeichnung in SimpleDMS.
Der ursprüngliche Dateiname kann in den Dateidetails eingesehen werden, ist aber nicht mehr relevant.
Wie funktioniert das Ganze?
In SimpleDMS sind Dokumenttypen konfigurierbar. Jeder Dokumenttyp kann über Attribute (Felder und Tag-Gruppen) beschrieben werden. Einzelne Attribute können als namensgebend gekennzeichnet werden.
In unserem Beispiel haben wir die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Status und den Lieferanten als namensgebend definiert und daher leitet SimpleDMS aus den Werten dieser Attribute die interne Bezeichnung automatisch ab.
Nutzen
Die Ablage wird konsistenter, weil die Ordnung nicht von frei formulierten Dateinamen abhängt. Dokumente lassen sich nach fachlichen Kriterien suchen, filtern und vergleichen.
Für Teams bedeutet das weniger Rückfragen, weniger Umbenennungsarbeit und weniger Risiko, wichtige Dokumente wegen uneinheitlicher Namen zu übersehen.
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