Welche Probleme löst SimpleDMS?

Rechnungen, Verträge, Belege, Offerten und Projektdokumente liegen oft an mehreren Orten. Ein Teil befindet sich im E-Mail-Postfach, ein anderer Teil auf dem Fileserver, in einer Cloud-Ablage oder lokal auf einzelnen Geräten.

SimpleDMS schafft eine zentrale Ablage für geschäftsrelevante Dokumente. Neue Dokumente landen in einem gemeinsamen System und können dort strukturiert verarbeitet, verschlagwortet und später wiedergefunden werden.

Viele Dokumente passen nicht eindeutig in einen einzigen Ordner. Eine Rechnung kann zum Lieferanten, zum Projekt, zum Jahr und zur Buchhaltung gehören. In klassischen Ordnerstrukturen führt das schnell zu Unsicherheit oder doppelten Ablagen.

SimpleDMS beschreibt Dokumente über Dokumenttypen, Tags und Felder. Dadurch muss ein Dokument nicht in genau einen Ordner passen. Es bleibt über verschiedene Kriterien auffindbar, zum Beispiel über Unternehmen, Projekt, Zeitraum oder Status.

Manuelle Dateinamen und Ordnerregeln funktionieren nur, wenn alle Personen sie konsequent anwenden. Schon kleine Abweichungen erschweren später die Suche und führen zu uneinheitlichen Beständen.

SimpleDMS reduziert diesen manuellen Aufwand. Beim Verarbeiten eines Dokuments wählst du den passenden Dokumenttyp und ergänzt die relevanten Metadaten. Der Dokumentname kann daraus automatisch abgeleitet werden.

Wenn unklar ist, wie ein Dokument benannt wurde oder wo es abgelegt ist, kostet die Suche schnell mehrere Minuten. Besonders mühsam wird es bei eingescannten PDFs, älteren Belegen oder Dokumenten mit unvollständigen Dateinamen.

SimpleDMS kombiniert Metadaten, Filter und Volltextsuche. Du kannst zuerst nach Dokumenttyp, Zeitraum oder anderen Feldern eingrenzen und danach Begriffe aus dem Inhalt suchen. Durch OCR werden auch Scans besser nutzbar.

Eingehende Dokumente werden im Alltag oft nur schnell gespeichert und später vergessen. Dadurch entstehen halb fertige Ablagen, fehlende Angaben und Dokumente, die niemand eindeutig zugeordnet hat.

In SimpleDMS sammelt die Inbox neue Dokumente an einem Ort. Dort können sie gebündelt verarbeitet werden. Metadaten-Vorschläge unterstützen die Ablage und helfen, wiederkehrende Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Belege schneller zu erfassen.

Ohne klare Filter ist schwer erkennbar, welche Dokumente noch bearbeitet werden müssen. Typische Fragen sind zum Beispiel, welche Rechnungen noch unbezahlt sind, welche Belege fehlen und welche Dokumente noch nicht verschlagwortet wurden.

SimpleDMS macht solche Zustände über Metadaten und Filter sichtbar. Für Rechnungen kann zum Beispiel ein Feld wie «Bezahlt» oder «Bezahlt am» verwendet werden. Über passende Filter siehst du danach, welche Dokumente noch offen sind.