So funktioniert SimpleDMS
Metadaten statt starrer Ordnerstrukturen
In SimpleDMS beschreibst du Dokumente über Metadaten, also Angaben wie Dokumenttyp, Lieferant oder Rechnungsdatum. Nach einer kurzen Einarbeitung legst du Dokumente so effizient ab und findest sie schnell wieder. Den Kern bilden Tags mit Feldern und Arbeitsbereiche (Spaces) für gemeinsamen oder privaten Zugriff.
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Warum Metadaten im Alltag helfen
Statt Dokumente zuerst in die «richtige» Ordnerstruktur zu pressen, beschreibst du jedes Dokument über Dokumenttyp, Tags und Felder. So entsteht eine klare, aber flexible Struktur, die den manuellen Aufwand bei der Ablage reduziert und die Trefferquote beim Wiederfinden verbessert.
Du musst nicht mehr entscheiden, in welchen von mehreren passenden Ordnern ein Dokument gehört. Das hilft besonders bei Dokumenten, die in klassischen Dateistrukturen mehrfach vorkommen müssten. Metadaten vereinfachen und beschleunigen das Finden, Organisieren und Auswerten von Dokumenten.
Ein Dokument, viele Suchkriterien
- Unternehmen
- Projekt
- Jahr
- Status
Bausteine der Ablage
SimpleDMS verfügt über ein einfaches und zugleich mächtiges Tag-System. Zusammen mit Feldern reichert es Dokumente mit Metadaten an.
Dokumenttypen
Dokumenttypen wie «Rechnung», «Vertrag» oder «Offerte» definieren den Rahmen. Sie legen fest, welche Angaben für eine Dokumentart relevant sind, und organisieren die Tags.
Tags
Tags sorgen für flexible Zuordnung und ergänzen Kontext ohne starre Ordnerlogik. Neben einfachen Tags gibt es Super-Tags und Tag-Gruppen.
Felder
Felder halten strukturierte Werte wie Datum, Betrag oder Referenznummer. Dadurch lassen sich Dokumente gezielt filtern.
In Kombination entsteht eine schnelle, konsistente Ablage. Gleichartige Dokumente werden einheitlich erfasst und bleiben auch nach Monaten leicht auffindbar.
Verschlagworten in wenigen Sekunden
Dokumenttypen beschleunigen die Verschlagwortung. Konfigurierst du etwa den Dokumenttyp «Rechnung» mit den relevanten Tag-Gruppen und Feldern, erhältst du beim Verschlagworten eine übersichtliche Ansicht und kategorisierst jedes Dokument in wenigen Sekunden.
Zum schnellen Verschlagworten neuer Dokumente steht eine Inbox bereit, in der du sie gebündelt bearbeitest.
Beispiel: Dokumenttyp «Rechnung»
- Tag-Gruppe «Steuerjahr»
- Tag-Gruppe «Person»
- Tag-Gruppe «Rechnungstyp»
- Feld «Eingangsdatum»
- Feld «Rechnungsbetrag»
Arbeitsbereiche (Spaces)
Spaces dienen der Schaffung gemeinsamer und privater Arbeitsbereiche. Du legst sie etwa für den Austausch von Dokumenten in Projektgruppen, für den Austausch mit Treuhänder:innen, Kund:innen und Lieferant:innen oder als persönliche Arbeitsbereiche an.
Spaces sind auch Teil des Berechtigungssystems. So legst du zum Beispiel fest, wer Schreib- und wer Leserechte auf die Dokumente in einem Space hat.
Spaces eignen sich für
- Projektgruppen
- Austausch mit Treuhänder:innen
- Austausch mit Kund:innen & Lieferant:innen
- Persönliche Arbeitsbereiche
Häufige Fragen
Kann ich weiterhin mit Ordnern arbeiten?
Ja. Die Ablage ohne Ordner und Dateinamen ist optional. Wer (noch) nicht darauf verzichten möchte, nutzt Ordner weiterhin und ergänzt die Dokumente mit Metadaten.
Muss ich alle Dokumenttypen selbst einrichten?
Nein. Beim Erstellen eines Space stehen vordefinierte Dokumenttypen als Vorlage bereit. Du verwendest sie direkt oder passt sie später an.
Gelten Dokumenttypen und Tags für alle Spaces?
Nein. Jeder Space verwendet eigene Dokumenttypen und Tags. So sehen Personen ohne Zugriff auf einen Space auch dessen Tags nicht.
So arbeitest du mit SimpleDMS
Erste Schritte
Die Anleitung vermittelt einen guten Eindruck der Arbeitsweise mit SimpleDMS.
Zur AnleitungVideoanleitung
Die ersten Schritte mit SimpleDMS als Video.
Zum VideoVerschlagwortung von Dokumenten
Warum Verschlagwortung mehr Flexibilität bietet als klassische Dateistrukturen.
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