Produkt

Konzept

Das Metadaten-gestützte Konzept von SimpleDMS ermöglicht nach einer kurzen Einarbeitung eine effiziente Ablage und das schnelle Finden von Dokumenten.

Kern des Konzepts bilden:

• ein durchdachtes Schlagwort-System (Tags) zum Kategorisieren von Dokumenten, sowie
• Arbeitsbereiche (Spaces) für gemeinsamen oder privaten Zugriff auf Dokumente.

Weitere Informationen

• Detaillierte Beschreibung des Konzept

Anwendungsbeispiele

Folgend einige Links zu Seiten mit branchenspezifischen Anwendungsbeispielen von Dokumentenmanagementsystemen.

SimpleDMS unterstützt allerdings nicht alle beschriebenen Anwendungsbeispiele.

• Im Einzelhandel
• Im Handwerk & bei Dienstleistern
• In der Gastronomie & Hotellerie
• In Immobilien- & Maklerbüros
• In medizinischen Praxen & Therapiepraxen
• In Treuhand- & Buchhaltungsbüros sowie Steuerkanzleien

Funktionen

Schlagwort-System (Tags)

Das Schlagwort-System unterstützt:

• einfache Tags,
• Super-Tags, und
• Tag-Gruppen.

Dokumenttypen mit Feldern

Ermöglichen die schnelle Ablage und Verschlagwortung neuer Dokumente.

Arbeitsbereiche (Spaces)

Teil des Berechtigungssystems und zur Zusammenarbeit.

Inbox

In der Inbox ist die temporäre Ablage hochgeladener Dateien und spätere Batch-Verarbeitung möglich. Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Inbox.

Metadaten-Modus

Die Ablage der Dokumente funktioniert optional ohne Ordner und Dateinamen, siehe den Absatz Effiziente Dokumentenablage im Artikel «Warum SimpleDMS?».

Dateiupload

Der Dateiupload ist direkt in der Webanwendung in den gewünschten Zielordner oder in die Inbox möglich.

Falls SimpleDMS als App installiert ist, können die nativen Funktionen der jeweiligen Platform genutzt werden. Beispielsweise via «Teilen mit» auf Smartphones und Tablets, und «Öffnen mit» auf Computern.

Wenn der Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon gewährt wird, ist die direkte Erstellung und das Hochladen von Fotos, Audio-Aufnahmen oder Screencasts möglich.

Entpacken von Zip-Archiven

Das Entpacken hochgeladener Zip-Archive ist direkt in SimpleDMS möglich.

Filter für Dokumente

Filterung der Dokumente via Dokumenttypen, Feldern und Tags.

Dateivorschau

Dateivorschau für die meisten gängigen Dokumententypen.

Benutzeroberfläche

Für SimpleDMS steht eine Weboberfläche zur Verfügung. Zusätzlich ist die Installation der Anwendung als App auf Smartphones, Tablets und Computern möglich.

Letzteres ermöglicht die Verwendung nativer Funktionen der entsprechenden Platform, beispielsweise die Nutzung der «Teilen mit»-Funktion auf Smartphones und Tablets, oder «Öffnen mit» auf Computern, beispielsweise direkt aus dem E-Mail-Programm oder Datei-Browser.