Duplikaterkennung
Doppelte Dateien entstehen schnell. Ein Dokument kommt per E-Mail, wird später erneut hochgeladen oder von einer anderen Person nochmals abgelegt. Ohne Hinweis fällt das oft erst auf, wenn schon mehrere Kopien vorhanden sind.
Die Duplikaterkennung in SimpleDMS macht solche Fälle früh sichtbar. Sobald eine Datei in der Inbox verarbeitet wird, zeigt SimpleDMS passende Treffer. So entscheidest du direkt, ob eine neue Kopie nötig ist.
Problem im Alltag
Duplikate kosten Zeit und schaffen Unsicherheit. Bei Rechnungen, Verträgen oder Belegen ist oft unklar, welche Kopie schon verarbeitet wurde und mit welcher Version weitergearbeitet werden soll.
Besonders in kleinen Teams passiert das schnell, weil Dokumente über mehrere Kanäle kommen. Eine Person speichert den E-Mail-Anhang, eine andere lädt dieselbe Datei nochmals in die Inbox.
Wie SimpleDMS das Problem löst
Hinweis direkt beim Verarbeiten
SimpleDMS erkennt doppelte Dateien direkt in der Inbox. Im Tab «Metadaten» siehst du, ob zur aktuellen Datei bereits Duplikate vorhanden sind.
So prüfst du den Fall, bevor du Zeit in eine unnötige Ablage investierst.
Bestehende Kopien vergleichen
Im Tab «Duplikate» zeigt SimpleDMS die gefundenen Treffer. Du siehst sofort, wo dieselbe Datei schon vorhanden ist, und nutzt die bestehende Ablage statt eine weitere Kopie anzulegen.
Das hält den Bestand klar und reduziert spätere Sucharbeit.
Nutzen für Teams
Die Duplikaterkennung verbessert die Qualität der Ablage. Weniger doppelte Dateien bedeuten weniger Rückfragen, weniger falsche Treffer in der Suche und weniger Risiko, mit der falschen Kopie weiterzuarbeiten.
Im Alltag lassen sich neue Dokumente schneller prüfen, vorhandene Kopien bleiben sichtbar und der gemeinsame Bestand bleibt verlässlich.
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