Fileserver oder DMS: Was passt besser zu dir?

Viele Teams starten mit einem gemeinsamen Netzlaufwerk, also einem Fileserver. Für wachsende Anforderungen an Suche, Sicherheit und Zusammenarbeit rückt oft ein Dokumenten­management­system (DMS) in den Fokus. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, zeigt typische Einsatzszenarien und hilft dir bei der Entscheidung.

Kurzdefinitionen

• Fileserver
  Ein zentraler Speicher (Server oder NAS), der Dateien im Netzwerk bereitstellt. Strukturen entstehen vor allem über Ordner und Dateinamen; Zugriffe werden über Berechtigungen am Datei­system gesteuert.

• Dokumenten­management­system (DMS)
  Eine Software zur strukturierten Verwaltung von Dokumenten, mit Metadaten (z. B. Tags, Eigenschaften), Versionierung, Volltextsuche, Berechtigungen, Protokollen und optionalen Workflows. DMS gibt es als Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Lösung.

Der Vergleich im Überblick

Wo ein Fileserver genügt

• Einfacher Teambedarf: Überschaubare Ordner­struktur, wenige Personen, seltene Änderungen.
• Reine Datei­ablage: Grosse Rohdaten (z. B. Medien), bei denen Metadaten und Workflows kaum eine Rolle spielen.
• Bestehende Infrastruktur: Du hast bereits saubere Berechtigungen, Backups und einen funktionierenden Remote-Zugang.

Wann ein DMS sinnvoll ist

• Schneller finden statt suchen: Du willst Dokumente in Sekunden über Volltext, Tags und Eigenschaften identifizieren.
• Mehr Personen, mehr Projekte: Versionen, Freigaben und klare Zuständigkeiten sind notwendig.
• Rechtliche Anforderungen: DSGVO/BDSG/DSG-CH, Aufbewahrungs­fristen und Nachweis­pflichten müssen zuverlässig eingehalten werden.
• Zusammenarbeit mit Externen: Sichere, nachvollziehbare Freigaben statt E-Mail-Anhänge.
• Standort­unabhängigkeit: Komfortabler Web-/Mobile-Zugriff ohne komplizierte Setups.

Sicherheit & Datenschutz

Unabhängig von der Wahl solltest du auf folgende Punkte achten:

• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Rollen­basierte Zugriffe und das Need-to-know-Prinzip
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
• Automatisierte Aufbewahrungs- und Lösch­regeln
• Regelmässige Backups und getestete Wieder­herstellungs­prozesse

Kosten & Nutzen realistisch einschätzen

• Fileserver
  Tendenziell niedrige Lizenzkosten, aber laufender Aufwand für Administration, Rechtepflege, Backups, Sicherheit und «Ordner-Disziplin».

• DMS
  Abo- oder Betriebskosten, dafür Zeitgewinn durch bessere Suche, weniger Fehler dank Versionierung/Freigaben, klare Verantwortlichkeiten, geringere E-Mail-Anhänge und mehr Compliance-Sicherheit.

Oft ist eine Koexistenz sinnvoll: Fileserver für Rohdaten oder Archiv, DMS für geschäfts­relevante Dokumente mit Prozessen.

Entscheidungs-Checkliste

1. Wie lange suchst du heute im Schnitt nach einem Dokument?
2. Brauchst du nachvollziehbare Versionen und Freigaben?
3. Müssen Aufbewahrungs­fristen oder branchen­spezifische Vorgaben eingehalten werden?
4. Arbeiten externe Partner regelmässig mit?
5. Wächst euch die Ordner­struktur über den Kopf?
6. Wie gut sind Rechte dokumentiert und überprüfbar?
7. Benötigst du Volltextsuche und Metadaten?
8. Cloud, On-Premises oder Hybrid, was passt zu Security, Budget und Team?
9. Kannst du im Fall der Fälle alle Daten inkl. Metadaten exportieren?
10. Welche Lösung reduziert nachweislich Such- und Abstimmungs­aufwand?

Fazit

Ein Fileserver ist eine solide Basis für die einfache Datei­ablage. Sobald Suche, Versionen, Rechte, Workflows und Compliance wichtiger werden, bietet ein DMS die besseren Werkzeuge, strukturiert, nachvollziehbar und skalierbar. Prüfe die Checkliste, definiere eure Anforderungen und entscheide, ob ihr beim Fileserver bleibt, ein DMS einführt oder beide Ansätze kombiniert.

Weiterführende Informationen

• Cloud-DMS vs. On-Premises-DMS: Vor- und Nachteile im Vergleich
• «Vendor Lock-in»: wenn du nicht mehr so leicht wechseln kannst
• Vor- und Nachteile eines DMS