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Fileserver oder DMS: Was passt besser zu dir?

Viele Teams starten mit einem gemeinsamen Netzlaufwerk – also einem Fileserver. Für wachsende Anforderungen an Suche, Sicherheit und Zusammenarbeit rückt oft ein Dokumenten­management­system (DMS) in den Fokus. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, zeigt typische Einsatzszenarien und hilft dir bei der Entscheidung.

Kurzdefinitionen

  • Fileserver
    Ein zentraler Speicher (Server oder NAS), der Dateien im Netzwerk bereitstellt. Strukturen entstehen vor allem über Ordner und Dateinamen; Zugriffe werden über Berechtigungen am Datei­system gesteuert.

  • Dokumenten­management­system (DMS)
    Eine Software zur strukturierten Verwaltung von Dokumenten – mit Metadaten (z. B. Tags, Eigenschaften), Versionierung, Volltextsuche, Berechtigungen, Protokollen und optionalen Workflows. DMS gibt es als Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Lösung.

Der Vergleich im Überblick

Kriterium Fileserver DMS
Ablage Ordner­hierarchien, Dateinamen Metadaten (Tags, Dokument­typen, Eigenschaften) zusätzlich zu Ordnern
Suche Pfad-/Namenssuche, OS-Indizierung Volltextsuche + Filter nach Typ, Tags, Eigenschaften
Versionierung Teils über Snapshots/Shadow Copies Explizite Versionen pro Dokument mit Historie
Berechtigungen Ordner-/Datei­ebene Rollen- und objekt­basiert, fein granular konfigurierbar
Transparenz Begrenzte Nachvoll­ziehbarkeit Protokolle: «Wer hat was wann getan?»
Zusammenarbeit Intern gut, extern oft per VPN/E-Mail Teilen per Link/Portal, Ablaufdatum/Passwort möglich
Workflows Manuell oder per Skript Eingebaute Freigaben und Automatisierungen
Compliance Regeln manuell umsetzen Aufbewahrungs­fristen, Lösch­konzepte, Zugriffs­protokolle abbildbar
Zugriff unterwegs Meist VPN oder Remote-Desktop Browser-/App-Zugriff je nach Lösung
Skalierung Speicher erweitern, Rechte pflegen Skaliert mit Nutzern, Rechten, Metadaten
Backup/Restore Klassische Backups Backups inkl. Metadaten/Versionen (je nach Produkt)

Wo ein Fileserver genügt

  • Einfacher Teambedarf: Überschaubare Ordner­struktur, wenige Personen, seltene Änderungen.
  • Reine Datei­ablage: Grosse Rohdaten (z. B. Medien), bei denen Metadaten und Workflows kaum eine Rolle spielen.
  • Bestehende Infrastruktur: Du hast bereits saubere Berechtigungen, Backups und einen funktionierenden Remote-Zugang.

Wann ein DMS sinnvoll ist

  • Schneller finden statt suchen: Du willst Dokumente in Sekunden über Volltext, Tags und Eigenschaften identifizieren.
  • Mehr Personen, mehr Projekte: Versionen, Freigaben und klare Zuständigkeiten sind notwendig.
  • Rechtliche Anforderungen: DSGVO/BDSG/DSG-CH, Aufbewahrungs­fristen und Nachweis­pflichten müssen zuverlässig eingehalten werden.
  • Zusammenarbeit mit Externen: Sichere, nachvollziehbare Freigaben statt E-Mail-Anhänge.
  • Standort­unabhängigkeit: Komfortabler Web-/Mobile-Zugriff ohne komplizierte Setups.

Sicherheit & Datenschutz

Unabhängig von der Wahl solltest du auf folgende Punkte achten:

  • Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
  • Rollen­basierte Zugriffe und das Need-to-know-Prinzip
  • Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
  • Automatisierte Aufbewahrungs- und Lösch­regeln
  • Regelmässige Backups und getestete Wieder­herstellungs­prozesse

Kosten & Nutzen realistisch einschätzen

  • Fileserver
    Tendenziell niedrige Lizenzkosten, aber laufender Aufwand für Administration, Rechtepflege, Backups, Sicherheit und «Ordner-Disziplin».

  • DMS
    Abo- oder Betriebskosten, dafür Zeitgewinn durch bessere Suche, weniger Fehler dank Versionierung/Freigaben, klare Verantwortlichkeiten, geringere E-Mail-Anhänge und mehr Compliance-Sicherheit.

Oft ist eine Koexistenz sinnvoll: Fileserver für Rohdaten oder Archiv, DMS für geschäfts­relevante Dokumente mit Prozessen.

Entscheidungs-Checkliste

  1. Wie lange suchst du heute im Schnitt nach einem Dokument?
  2. Brauchst du nachvollziehbare Versionen und Freigaben?
  3. Müssen Aufbewahrungs­fristen oder branchen­spezifische Vorgaben eingehalten werden?
  4. Arbeiten externe Partner regelmässig mit?
  5. Wächst euch die Ordner­struktur über den Kopf?
  6. Wie gut sind Rechte dokumentiert und überprüfbar?
  7. Benötigst du Volltextsuche und Metadaten?
  8. Cloud, On-Premises oder Hybrid – was passt zu Security, Budget und Team?
  9. Kannst du im Fall der Fälle alle Daten inkl. Metadaten exportieren?
  10. Welche Lösung reduziert nachweislich Such- und Abstimmungs­aufwand?

Fazit

Ein Fileserver ist eine solide Basis für die einfache Datei­ablage. Sobald Suche, Versionen, Rechte, Workflows und Compliance wichtiger werden, bietet ein DMS die besseren Werkzeuge – strukturiert, nachvollziehbar und skalierbar. Prüfe die Checkliste, definiere eure Anforderungen und entscheide, ob ihr beim Fileserver bleibt, ein DMS einführt oder beide Ansätze kombiniert.