SimpleDMS

DMS-Anwendungs­beispiele im Einzelhandel

Vom Quartier-Blumenladen bis zur mehr­filialigen Mode­kette – der Einzelhandel arbeitet täglich mit Bergen an Papier: Lieferanten­scheine, Kassen-Z-Berichte, Garantie- und Retouren­belege, Produkt­daten­blätter. Ein modernes Dokumenten­management­system (DMS) bringt Ordnung in dieses Dickicht und spart gleichzeitig Zeit, Platz und Geld.

Digitale Lieferanten­rechnungen & Wareneingänge

Herausforderung
Jede Woche treffen dutzende Pakete von Grosshändlern ein. Zu jeder Lieferung gehören Lieferscheine, Eingangs­rechnungen und evtl. Zoll­belege – alles muss verbucht, abgelegt und zehn Jahre nach OR 958f archiviert werden.

Lösung mit DMS

  • E-Mails mit PDF-Rechnungen landen automatisch im DMS.
  • Erfassung von Lieferant, Rechnungs­nummer, MWST-Satz & Betrag in Sekundenschnelle.

Nutzen

  • Fristgerechte Zahlungen sichern Skonto-Rabatte

Kassenbelege & Tages-Z-Berichte

Herausforderung
Seit 2024 müssen Schweizer Registrier­kassen Z-Berichte revisions­sicher speichern. Papierrollen verblassen – bei einer Steuer- oder MWST-Revision dürfen keine Lücken entstehen.

Lösung mit DMS

  • Die Kasse exportiert den täglichen Z-Bericht als XML/PDF direkt ins DMS.

Nutzen

  • Audit-Readiness auf Knopfdruck
  • Kein Vergilben oder Verblassen von Thermo-Bonpapier

Produktdaten & Etiketten-Dokumente

Herausforderung
Lebensmittel- und Elektro-Artikel benötigen Sicherheits-, Allergene- oder CE-Nachweise. Diese Dokumente müssen jederzeit vorweisbar sein – besonders bei BLV- oder ESTI-Kontrollen.

Lösung mit DMS

  • Produktdaten­blätter werden als Vorlage importiert und mit GTIN/EAN verknüpft.
  • Via Barcode-Scan in der Filiale öffnet das DMS sofort das richtige Dokument.
  • Updates der Lieferanten überschreiben alte Versionen, behalten aber die Historie.

Nutzen

  • Rechts- & Sicherheits­konformität ohne Papierordner
  • Schneller Zugriff am Regal für Verkaufspersonal
  • Klare Nachvollziehbarkeit bei Rückrufen

Arbeitszeit- & Personal­unterlagen

Herausforderung
Schicht­pläne variieren wöchentlich, Aushilfen kommen spontan dazu. Arbeits­zeit­nachweise, Verträge und L-GAV-Bestimmungen müssen sauber dokumentiert sein.

Lösung mit DMS

  • Verträge, Schulungs­zertifikate und Lohnabrechnungen sind zentral abgelegt.

Nutzen

  • Wichtige Dokumente sind schnell verfügbar
  • Platz und Papier gespart in der Personalabteilung

Retouren- & Reklamations­management

Herausforderung
Online- wie Offline-Retouren erfordern Belege, Fotos und E-Mail-Korrespondenz. Ohne System drohen Chaos und Doppelarbeit.

Lösung mit DMS

  • Eine Status-Spalte (offen / geprüft / Erstattung / abgeschlossen) macht den Fortschritt für alle sichtbar.

Nutzen

  • Kürzere Bearbeitungszeiten
  • Weniger Nachfragen zwischen Lager & Kundendienst
  • Höhere Kundenzufriedenheit

Filialübergreifende Doku-Zentrale

Herausforderung
Mehrere Standorte bedeuten doppelte Ablagen, Versionierungs-Chaos und Datensilos.

Lösung mit DMS

  • Gemeinsame Arbeitsbereiche für Verträge, Richtlinien & Marketing-Vorlagen.
  • Jede Filiale hat eigene Arbeitsbereiche – trotzdem erlaubt ein Berechtigungs­modell Zugang, wo nötig.
  • Einmal hochgeladen, überall verfügbar.

Nutzen

  • Kein E-Mail-Ping-Pong bei Dokument-Updates
  • Volle Kontrolle über Zugriffs­rechte

Fazit

Ob Boutique, Elektronik-Store oder Bio-Lebensmittel-Shop: Ein Dokumenten­management­system macht das Leben im Einzelhandel einfacher. Es digitalisiert deine Belege, automatisiert Prozesse und hält gesetzliche Fristen ein – damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: zufriedene Kund:innen und ein klingelnder Kassen­abschluss.