DMS-Anwendungsbeispiele im Einzelhandel
Vom Quartier-Blumenladen bis zur mehrfilialigen Modekette, der Einzelhandel arbeitet täglich mit Bergen an Papier: Lieferantenscheine, Kassen-Z-Berichte, Garantie- und Retourenbelege, Produktdatenblätter. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Ordnung in dieses Dickicht und spart gleichzeitig Zeit, Platz und Geld.
Digitale Lieferantenrechnungen & Wareneingänge
Herausforderung
Jede Woche treffen dutzende Pakete von Grosshändlern ein. Zu jeder Lieferung gehören Lieferscheine, Eingangsrechnungen und evtl. Zollbelege, alles muss verbucht, abgelegt und zehn Jahre nach OR 958f archiviert werden.
Lösung mit DMS
- E-Mails mit PDF-Rechnungen landen automatisch im DMS.
- Erfassung von Lieferant, Rechnungsnummer, MWST-Satz & Betrag in Sekundenschnelle.
Nutzen
- Fristgerechte Zahlungen sichern Skonto-Rabatte
Kassenbelege & Tages-Z-Berichte
Herausforderung
Schweizer Registrierkassen müssen Tagesabschlüsse (z. B. Z-Berichte) revisionssicher speichern und aufbewahren. Papierrollen verblassen, bei einer Steuer- oder MWST-Revision dürfen keine Lücken entstehen.
Lösung mit DMS
- Die Kasse exportiert den täglichen Z-Bericht als XML/PDF direkt ins DMS.
Nutzen
- Audit-Readiness auf Knopfdruck
- Kein Vergilben oder Verblassen von Thermo-Bonpapier
Produktdaten & Etiketten-Dokumente
Herausforderung
Lebensmittel- und Elektro-Artikel benötigen Sicherheits-, Allergene- oder CE-Nachweise. Diese Dokumente müssen jederzeit vorweisbar sein, besonders bei BLV- oder ESTI-Kontrollen.
Lösung mit DMS
- Produktdatenblätter werden als Vorlage importiert und mit GTIN/EAN verknüpft.
- Via Barcode-Scan in der Filiale öffnet das DMS sofort das richtige Dokument.
- Updates der Lieferanten überschreiben alte Versionen, behalten aber die Historie.
Nutzen
- Rechts- & Sicherheitskonformität ohne Papierordner
- Schneller Zugriff am Regal für Verkaufspersonal
- Klare Nachvollziehbarkeit bei Rückrufen
Arbeitszeit- & Personalunterlagen
Herausforderung
Schichtpläne variieren wöchentlich, Aushilfen kommen spontan dazu. Arbeitszeitnachweise, Verträge und L-GAV-Bestimmungen müssen sauber dokumentiert sein.
Lösung mit DMS
- Verträge, Schulungszertifikate und Lohnabrechnungen sind zentral abgelegt.
Nutzen
- Wichtige Dokumente sind schnell verfügbar
- Platz und Papier gespart in der Personalabteilung
Retouren- & Reklamationsmanagement
Herausforderung
Online- wie Offline-Retouren erfordern Belege, Fotos und E-Mail-Korrespondenz. Ohne System drohen Chaos und Doppelarbeit.
Lösung mit DMS
- Eine Status-Spalte (offen / geprüft / Erstattung / abgeschlossen) macht den Fortschritt für alle sichtbar.
Nutzen
- Kürzere Bearbeitungszeiten
- Weniger Nachfragen zwischen Lager & Kundendienst
- Höhere Kundenzufriedenheit
Filialübergreifende Doku-Zentrale
Herausforderung
Mehrere Standorte bedeuten doppelte Ablagen, Versionierungs-Chaos und Datensilos.
Lösung mit DMS
- Gemeinsame Arbeitsbereiche für Verträge, Richtlinien & Marketing-Vorlagen.
- Jede Filiale hat eigene Arbeitsbereiche, trotzdem erlaubt ein Berechtigungsmodell Zugang, wo nötig.
- Einmal hochgeladen, überall verfügbar.
Nutzen
- Kein E-Mail-Ping-Pong bei Dokument-Updates
- Volle Kontrolle über Zugriffsrechte
Weitere Branchen
Fazit
Ob Boutique, Elektronik-Store oder Bio-Lebensmittel-Shop: Ein Dokumentenmanagementsystem macht das Leben im Einzelhandel einfacher. Es digitalisiert deine Belege, automatisiert Prozesse und hält gesetzliche Fristen ein, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: zufriedene Kund:innen und ein klingelnder Kassenabschluss.