DMS-Anwendungs­beispiele in Immobilien- & Makler­büros

Von der Zwei-Zimmer-Wohnung in Zürich-Oerlikon bis zum Mehrfamilien­haus im Engadin – jedes Objekt erzeugt Akten­berge: Grund­risse, Energie­ausweise, Makler­verträge, Protokolle der Stockwerk­eigentümer­versammlung. Ein modernes Dokumenten­management­system (DMS) bringt Struktur in dieses Papier­chaos, schützt sensible Daten und beschleunigt deine Abläufe vom Erst­kontakt bis zur Schlüssel­übergabe.

Digitale Objekt­mappe

Herausforderung
Exposés, Fotos, Bau­pläne und Sanierungs­belege liegen in verschiedenen Ordnern oder in E-Mail-Anhängen verteilt – Fehler und Doppel­arbeit sind vorprogrammiert.

Lösung mit DMS

• Automatische Ordner­schablone: /Objekte/{Strasse}_{Ort}/{Verkauf}
• Version­ierung stellt sicher, dass nur das aktuellste Grundriss-PDF im Exposé landet.
• Volltext­suche findet «Miet­vertrag 2018» oder «Fensterersatz 2022» in Sekunden.

Nutzen

• Sofortiger Gesamt­überblick per Objekt
• Keine Datei-Duplikate in Chat-Threads
• Schnellere Exposé-Erstellung für Portale

Bewerber- & Miet­verträge

Herausforderung
Dossiers mit Betreibungs­auszügen, Ausweis-Kopien und Referenzen müssen DSG-konform aufbewahrt, aber nach Absage sofort sauber gelöscht werden.

Lösung mit DMS

• Upload-Portal für Interessenten speichert PDF-Bewerbungen direkt im Objekt-Ordner.
• Tag Status:Bewerbung offen / abgelehnt / Vertrag steuert automatische Lösch­fristen.
• Digital­signatur lässt Miet­vertrag rechts­sicher per Tablet unterschreiben.

Nutzen

• DSG-konforme Daten­löschung auf Klick
• Papier­lose Vertrags­abwicklung innert Stunden
• Bessere Bewerber­übersicht im Team

Wartungs- & Handwerker-Doku

Herausforderung
Haus­wart oder externe Firmen liefern Service-Berichte, die später bei Streit­fällen oder Verkaufs­verhandlungen wichtig werden.

Lösung mit DMS

• Mobile App lässt Handwerker Fotos und Protokolle direkt hochladen.
• Tags Betriebskosten oder Instandhaltung sortieren Belege für die NK-Abrechnung.

Nutzen

• Lückenlose Objekt­historie

• Schneller Zugriff bei Mängel­meldungen

Eigentümer-Reporting & Abrechnungen

Herausforderung
Eigentümer brauchen monatliche Miet­zins­ausweise, Jahres-NK-Abrechnungen und Beleg­kopien – Papier­versand ist teuer.

Lösung mit DMS

• Abrechnungs-PDF wird im Eigentümer-Portal abgelegt.
• Eigentümer erhalten E-Mail-Benachrichtigung.
• Rückfragen können als Kommentar direkt am Dokument gestellt werden.

Nutzen

• Schnellere Kommunikation
• Portokosten gespart
• Vollständiger Audit-Trail aller Rückfragen

Fazit

Ein DMS macht aus unüberschaubaren Akten­bergen eine strukturierte, revision­sichere Daten­basis – von der Erst­akquise über Vermietung bis zum Notar­termin. So gewinnst du als Makler oder Immobilien­verwalter wertvolle Zeit für Beratung und Verkauf, statt nach Dokumenten zu suchen.