DMS-Anwendungsbeispiele in Treuhand- & Buchhaltungsbüros sowie Steuerkanzleien
Quittungen, Verträge, Jahresabschlüsse, L-GAV-Nachweise, kaum ein Berufsfeld erzeugt so viele aufbewahrungspflichtige Dokumente wie die Treuhand- und Steuerpraxis. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzt den Papierberg durch strukturierte, digitale Workflows.
Digitale Belegverarbeitung & Kreditoren-Workflow
Herausforderung
PDF-Rechnungen per E-Mail, Papierbelege in der Schuhschachtel, alles muss manuell erfasst und zehn Jahre gemäss OR 958f archiviert werden.
DMS-Lösung
- E-Mails mit Rechnungen landen direkt im DMS.
- Erfassung von Lieferant, Betrag & MwSt-Code mit wenig manuellem Aufwand.
- Zweistufiger Freigabeprozess (Mandant → Treuhand) schaltet Zahlungen pünktlich frei.
- Export überträgt Buchungen direkt ans Fibu-System (bexio, Abacus, Banana etc.).
Nutzen
- Strukturierte Erfassung mit klaren Buchungsfeldern
- Klare Freigabewege zwischen Mandant und Treuhand
- Revisionssichere Archivierung ohne Papierordner
Lohnbuchhaltung & HR-Dossiers
Herausforderung
Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen & Krankengeldmeldungen müssen DSG-konform zehn Jahre verfügbar sein.
DMS-Lösung
- Payroll-Export landet direkt im Mitarbeiter-Dossier.
- Berechtigungen: Mandant sieht alles, Mitarbeitende nur eigene Unterlagen.
- Jahreslohnausweise erscheinen per Self-Service-Link.
Nutzen
- Papierlose HR-Verwaltung
- Transparenz bei Kontrollen
- Einheitlicher Informationsstand zwischen Mandant und Treuhand-Team
Mandanten-Portal & sicherer Dokumentenaustausch
Herausforderung
ZIP-Anhänge per E-Mail sind unsicher, Links verfallen, Feedback versandet.
DMS-Lösung
- Drag-&-Drop-Upload für Spesen, Verträge, Excel-Files.
- Kommentarfunktion direkt am Dokument; Versionierung stoppt «final_v4_final.pdf».
- Benachrichtigung informiert Mandanten über Freigaben.
Nutzen
- Zentraler Zugriffskanal für Mandanten
- Audit-Trail aller Aktionen
- Klare Sicherheitskontrollen für sensible Mandantendaten
Jahresabschluss & Revision
Herausforderung
Revisor:innen fordern saubere Prüfpfade und lückenlose Beleglisten.
DMS-Lösung
- «Sign-Off»-Felder protokollieren jede Prüfung.
- Externe Revisor:innen erhalten zeitbegrenzten Lesezugriff, kein physischer Datenraum mehr.
Nutzen
- Strukturierte Übergabe an Revisor:innen
- Transparente Prüfpfade
- Digitale Abschlussmappe mit vollständigen Nachweisen
Wissensdatenbank & Vorlagen-Management
Herausforderung
Kontoplan-Templates, Vertragsmuster, Prozess-Checklisten liegen verstreut auf Laufwerken.
DMS-Lösung
- Zentraler «Templates»-Bereich mit Versionierung.
- Tags
Kategorie:Vertrag,Steuerart:MWST,Sprache:DE/FRerleichtern die Suche. - Roll-back stellt ältere Versionen per Klick wieder her.
Nutzen
- Einheitliches Corporate-Design
- Versionierte Vorlagen für Angebotserstellung
- Gemeinsame Standards für das Onboarding neuer Kolleg:innen
Weitere Branchen
- Alle Anwendungsbeispiele
- DMS-Anwendungsbeispiele in medizinischen Praxen & Therapiepraxen
- DMS-Anwendungsbeispiele in Immobilien- & Maklerbüros
- DMS-Anwendungsbeispiele im Einzelhandel
Umsetzungshilfen
Fazit
Ein Dokumentenmanagementsystem digitalisiert Belegflüsse, automatisiert Steuer- und Lohnprozesse und schafft Freiraum für strategische Beratung. Ob Treuhand-, Buchhaltungsbüro oder Steuerkanzlei, mit einem DMS arbeitest du revisionssicher und mit klaren Standards für deine Mandanten.