DMS-Anwendungsbeispiele in medizinischen Praxen & Therapiepraxen
Ob Hausarzt-Praxis, Physiotherapie oder Zahnarzt: Jeden Tag entstehen Stapel an Befunden, Rechnungen und DSG-kritischen Dokumenten. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Ordnung in deine Abläufe, erhöht die Patientenzufriedenheit und hält gesetzliche Fristen mühelos ein.
Digitale Patientenakte & Befundbereitstellung
Herausforderung
Papierakten füllen Archivräume, Befunde sind verstreut und im Ernstfall dauert die Suche zu lange.
Lösung mit DMS
- Jeder Patient erhält einen digitalen Ordner inkl. Befunden, Laborwerten, Bildgebung & Korrespondenz.
- Volltextsuche findet «HbA1c» oder «Meniskus-MRT» in Sekunden.
- Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur behandelnde Fachpersonen Einsicht haben.
Nutzen
- Schneller Überblick in der Sprechstunde
- Sicherer Datenaustausch via geschützten Patienten-Link
- Platz & Papier gespart im Archiv
Rechnungsstellung & TARMED-Abrechnung
Herausforderung
Leistungen nach TARMED oder Physio-Tarif müssen korrekt erfasst und zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden.
Lösung mit DMS
- Abrechnungs-PDF aus dem Praxissystem wird im Patientenordner abgelegt.
- Workflow «Praxis → Treuhänder» prüft & verbucht Rechnungen ohne E-Mail-Ping-Pong.
Nutzen
- Fehlerfreie Abrechnung
- Kürzere Durchlaufzeiten bis zur Zahlung der KVG-Versicherer
- Audit-Readiness bei Krankenkassen-Kontrollen
Einverständniserklärungen & DSG-Compliance
Herausforderung
Datenschutz-Einwilligungen, Foto-Freigaben oder E-Mail-Zustimmungen müssen jederzeit nachweisbar sein. Papierformulare sind fehleranfällig.
Lösung mit DMS
- Patienten unterschreiben digital auf Tablet; das signierte PDF landet verschlüsselt im DMS.
- Berechtigungen schützen sensible Daten vor unautorisierten Zugriffen.
Nutzen
- DSG-konforme Archivierung ohne Papier
- Schneller Nachweis bei Beschwerden oder Aufsichtsanfragen
- Entlastung des Empfangsteams
Gerätewartung & Qualitätsmanagement
Herausforderung
Defibrillator, Steriliser & Röntgenanlage erfordern regelmässige Kalibrier- & Wartungsprotokolle (z. B. BAG-Richtlinien).
Lösung mit DMS
- Wartungsberichte werden per App erfasst, Fotos vom Gerät ergänzt.
- Im DMS werden sie mit Geräte-ID, Seriennummer & Fälligkeitsdatum gekennzeichnet.
Nutzen
- Lückenlose Nachweise bei Inspektionen
- Weniger Geräte-Ausfälle
- Zeitersparnis in der Praxisorganisation
Rezepte & Therapieverordnungen
Herausforderung
Papier-Rezepte gehen verloren, Verordnungen werden mehrfach kopiert oder landen falsch abgelegt.
Lösung mit DMS
- QR-Rezepte aus dem Arztsystem werden als PDF im Patientendossier gespeichert.
- Physiotherapie-Verordnungen lassen sich via sicheren Link an die Partnerpraxis senden.
Nutzen
- Klarer Behandlungspfad ohne Medienbruch
- Weniger Telefonaufwand zwischen Praxen
- Besserer Service für Patient:innen
Fortbildungs- & Zertifikatsverwaltung
Herausforderung
Facharztitel, CPD-Credits oder Medizinprodukt-Kurse laufen ab und werden schnell übersehen.
Lösung mit DMS
- Zertifikate werden gescannt und mit Ablaufdatum getaggt.
- Monatsreport zeigt bevorstehende Erneuerungen.
- Suchfilter «Fähigkeitsausweis Röntgen» hilft bei BAG-Audits.
Nutzen
- Immer aktuelle Qualifikationen
- Proaktive Planung von Fortbildungen
- Nachweissicherheit bei berufsrechtlichen Kontrollen
Fazit
Ein Dokumentenmanagementsystem digitalisiert deine Praxis vom Wartezimmer bis zum Labor. Es sichert Patientendaten, automatisiert Abrechnung & Wartung und schafft Transparenz für dein Team. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: hochwertige Behandlung und vertrauensvolle Betreuung deiner Patient:innen.