DMS-Anwendungs­beispiele in der Gastronomie & Hotellerie

Ein Dokumenten­management­system (DMS) ist in der Gastro- und Hotelbranche längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein echter Game-Changer. Die folgenden Praxis­beispiele zeigen dir, wie du mit einem DMS Abläufe optimierst, Zeit sparst – und deine Gäste noch glücklicher machst.

Digitale Rezept­verwaltung im Restaurant­betrieb

Herausforderung
Küchen­teams jonglieren mit hunderten Rezepten, saisonalen Menüs und wechselnden Preisen. Papier­ordner sind unhandlich, Updates verschwinden im Chaos.

Lösung mit DMS

• Rezepte als PDF oder Foto erfassen und mit Tags wie Saison, Allergene oder Vegetarisch versehen.
• Volltext­suche findet «Rindsbouillon» in Sekunden.
• Versionierung bringt dich jederzeit zur Original­rezeptur zurück.

Nutzen

• Einheitliche Qualität in jeder Schicht
• Schneller Zugriff für Aushilfen

Automatisierte Lieferanten­rechnung in der Hotellerie

Herausforderung
Rechnungen für Reinigung, Lebensmittel oder Wäsche stapeln sich. Manuelles Erfassen kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Lösung mit DMS

• Eingangs­rechnungen landen per E-Mail direkt im System.
• Erfassung von Lieferanten, Rechnungs­nummer und Betrag in Sekundenschnelle.
• Freigabe­workflow: Die Buchhaltung wird informiert und kann Rückfragen stellen oder freigeben.

Nutzen

• Reduzierte Fehlerquote
• Schnellere Durchlauf­zeiten

Elektronische Check­listen für HACCP & Hygiene

Herausforderung
Temperatur­protokolle, Reinigungs­nachweise und Kontrollen müssen gesetzes­konform geführt und jederzeit nachweisbar sein.

Lösung mit DMS

• Mobile Check­listen auf Tablet oder Smartphone: Mitarbeitende haken Aufgaben ab und laden Beweisfotos hoch.

Nutzen

• Lückenlose Dokumentation bei Kontrollen

• Audit-Readiness ohne Papier-Stress

Digitales Gäste­management an der Rezeption

Herausforderung
Gäste­melde­scheine unterscheiden sich je nach Kanton. Gedruckte Formulare sind unübersichtlich und müssen manuell erfasst werden.

Lösung mit DMS

• Standardisierte Online-Formulare für Melde­scheine
• Automatische Validierung von Pflicht­feldern (Adresse, Pass­nummer)
• DSG-konforme Archivierung mit Verschlüsselung

Nutzen

• Schneller Check-in ohne Warte­zeiten
• Einhaltung kantonaler Vorgaben
• Minimiertes Risiko von Datenschutz-Verstössen

Personal­akten & Arbeits­zeit­erfassung

Herausforderung
Der L-GAV verlangt akkurate Nachweise zu Arbeits­zeiten, Salden und Über­stunden. Papier­akten sind platz­raubend und fehler­anfällig.

Lösung mit DMS

• Digitale Personal­akten mit Arbeits­verträgen, Weiterbildungs­zertifikaten und Mitarbeiter­fotos

Nutzen

• Schnellere Vorbereitung auf Kontrollen
• Papierlose HR-Verwaltung spart Platz und Nerven

Veranstaltungs­dokumentation im Tagungs­bereich

Herausforderung
Hotels mit Konferenz- und Event­angeboten müssen Verträge, Raum­layouts und Technik-Check­listen koordinieren.

Lösung mit DMS

• Raum-Setups, Bestuhlungs­pläne und Technik-Check­listen zentral speichern
• Verträge versioniert ablegen, Freigaben digital einholen
• Nach dem Event: Fotos vom Raum­zustand, End-Checklisten und Feedback­formulare archivieren

Nutzen

• Reibungslose Abläufe vor, während und nach der Veranstaltung
• Wieder­verwendbare Templates für Folge-Events
• Zentraler Zugriff für Sales, Front Office und Facility-Management

Fazit

Ob kleines Café, Restaurant, Food-Truck oder Vier-Sterne-Hotel: Ein modernes Dokumenten­management­system bringt Struktur in Rezepte, Rechnungen, Hygiene-Nachweise und Gäste­daten. So gewinnst du Zeit für das, was wirklich zählt – exzellenten Service und unvergessliche Gäste­momente.