Konzept
Das Metadaten-gestützte Konzept von SimpleDMS ermöglicht nach einer kurzen Einarbeitung eine effiziente Ablage und das schnelle Finden von Dokumenten.
Kern des Konzepts bilden:
- ein durchdachtes Schlagwort-System (Tags) zum Kategorisieren von Dokumenten, sowie
- Arbeitsbereiche (Spaces) für gemeinsamen oder privaten Zugriff auf Dokumente.
Schlagwort-System (Tags) und Felder
SimpleDMS verfügt über ein einfaches und zugleich mächtiges Schlagwort-System zur Verschlagwortung von Dokumenten.
Mit Schlagwörtern und Feldern ist die Anreicherung von Dokumenten mit Metadaten möglich. Metadaten vereinfachen und beschleunigen das Finden, Organisieren und Auswerten von Dokumenten.
Dokumenttypen helfen beim Organisieren der Schlagworte und beschleunigen die Verschlagwortung. Beispielsweise kann der Dokumenttyp «Rechnung» so konfiguriert werden, dass man beim Verschlagworten eines Dokuments eine übersichtliche Ansicht mit den relevanten Schlagwort-Gruppen (z. B. Steuerjahr, Person und Rechnungstyp), sowie Felder (z. B. Eingangsdatum und Rechnungsbetrag) erhält und jedes Dokument in wenigen Sekunden kategorisieren kann.
Zum schnellen Verschlagworten neuer Dokumente steht eine Inbox mit Stapelverarbeitungsmodus zur Verfügung.
Weiterführende Informationen
Arbeitsbereiche (Spaces)
Spaces dienen der Schaffung gemeinsamer und privater Arbeitsbereiche.
Spaces können beispielsweise für den Austausch von Dokumenten in Projektgruppen, oder den Austausch mit Treuhändern, Kunden und Lieferanten, sowie als persönliche Arbeitsbereiche angelegt werden.
Spaces sind auch Teil des Berechtigungssystems. So kann beispielsweise festgelegt werden, wer Schreib- und wer Leserechte auf die Dokumente in einem Space hat.